Privatlivspolitik for Autora Shop
Version 1.0 · Sidst opdateret: 28. oktober 2026
1. Hvem vi er
Autora Shop drives af AI Optimize ApS, CVR 44389908, Midtager 33, 2605 Brøndby. Telefon: +45 44 16 26 26. E-mail: support@autora.nu.
Autora Shop er en tjeneste, der henter en webshops salg og udbetalinger fra Shopify og danner bilag til webshoppens bogføring. Tjenesten leverer bilagene til kundens bogføringssystem eller som en CSV-fil.
2. Vores rolle
- For oplysninger om webshoppens kunder (de personer, der handler i butikken) er butikken dataansvarlig, og vi er databehandler. Vi behandler kun oplysningerne efter butikkens instruks, som er butikkens brug af tjenesten. Vilkårene for det står i databehandleraftalen, som butikkens ejer accepterer i tjenesten.
- For oplysninger om de personer, der bruger tjenesten (butikkens ejer, bogholdere og læsere), og for oplysninger til fakturering af abonnementet er vi selv dataansvarlig.
3. Hvad vi henter fra Shopify, og hvorfor
Vi henter kun det, tjenesten bruger. Vi henter aldrig telefonnumre. Vi henter ikke oplysninger om betalingskort. Vi sælger aldrig oplysninger og bruger dem ikke til reklame.
| Oplysning | Hvad det er | Formål |
|---|---|---|
| Ordrer | Ordrenummer, beløb, datoer, varelinjer og rabatter, betalingsmåde, momslinjer, land og landekode for levering og fakturering, ordrens kunde-id | At danne bilag for salget med moms og konti |
| Returneringer og refunderinger | Beløb, datoer og de ordrer, de hører til | At bogføre returneringer og rette tidligere salg |
| Ældre ordrer (kun hvis butikken har givet adgang) | Ordrer ældre end 60 dage | At finde returneringer af gamle ordrer, så de ikke forsvinder |
| Udbetalinger og gebyrer fra Shopify Payments | Beløb, datoer, gebyrer, opdeling af udbetalingen, henvisninger til de ordrer, den dækker, og butikkens udbetalingskonto | At danne et bilag pr. udbetaling, så salg, gebyrer og udbetaling går op |
| Butikkens lokationer | Lokationens land og navn, også lagre, som et fragtfirma driver for butikken | At finde det land, varen er sendt fra, til momsen og OSS-rapporten |
| Leveringsmåde pr. varelinje | Om varen sendes eller afhentes, og hvorfra | At vælge det rigtige land for momsen |
| Momsnumre | Den købende virksomhed, momsnummer og momsfritagelse fra Shopifys B2B-felter, og værdien af det ene felt på ordren, som butikken selv har valgt til momsnummeret | At bogføre salg til virksomheder med den rigtige moms |
| Gavekort | Kortets salgsordre, pålydende og kortets brug (beløb og tidspunkt); kortets nummer hentes ikke | At parre en betaling med gavekort med kortets salg, så momsen bliver rigtig |
| Navn, e-mail og adresse på køberen | Navn, e-mail og adresse (adresselinjer, postnummer, by) | Hvis butikken slår fakturaer til (Pro): at skrive fakturaen til køberen. Uden fakturaer hentes kun adressernes land |
| Butikken | Butikkens navn og adresse på Shopify; valutaen læses af ordrerne | At koble butikken til den rigtige kunde og vælge valuta |
Navn, e-mail og adresse på købere hører til Shopifys beskyttede kundedata. Vi har søgt om adgang til dem hos Shopify og bruger dem kun til de formål, der står i tabellen.
4. Oplysninger om brugerne af tjenesten
Navn, e-mail, adgangskode (kun i hashet form), opsætning af tofaktor, rolle, tidspunkter for login, IP-adresser (til at begrænse forsøg) og de handlinger, brugeren udfører i tjenesten (kundens log). Formålet er at drive, sikre og understøtte tjenesten. Grundlaget er aftalen med kunden og vores legitime interesse i sikkerhed (GDPR artikel 6, stk. 1, litra b og f).
Abonnementet betales gennem Shopify. Vi ser ikke betalingskortoplysninger. Vi modtager oplysninger om, hvilken plan butikken har, og om betalingen er gået igennem.
Vi bruger kun nødvendige cookies: til dit login (30 dage), dit valg af sprog (1 år), den kunde, du sidst har åbnet, og kortvarige cookies under tofaktor-login, bekræftelsen af din e-mail og returneringen efter login. Vi bruger ingen cookies til annoncering eller sporing.
5. Grundlag for behandlingen
Behandlingen af oplysninger om butikkens kunder sker efter butikkens instruks (GDPR artikel 28). Butikkens grundlag er normalt, at butikken skal bogføre og opbevare sit regnskabsmateriale (GDPR artikel 6, stk. 1, litra c, sammen med bogføringsloven).
6. Hvor længe vi opbevarer oplysningerne
| Hvad | Hvor længe |
|---|---|
| Bilag og registret over, hvilke ordrer og udbetalinger der indgår i hvilket bilag | 5 år fra den dag, vi bogførte bilaget i kundens bogføringssystem eller sendte det som CSV |
| Kopier af ordrer og udbetalinger fra Shopify | 24 måneder. Kopier bag et bilag, der ikke er bogført, gemmes, til det er bogført |
| Ordrer og andre kopier af butikkens Shopify-data efter afinstallation | Slettes 48 timer efter afinstallationen, når Shopify beder om sletning af butikken |
| Bilag og øvrige data om butikken efter afinstallation | Slettes 30 dage efter afinstallationen, hvis appen ikke installeres igen. Tilbage bliver kun en liste over bogførte transaktions-id'er og bilagsnumre uden personoplysninger, så en senere geninstallation aldrig bogfører det samme igen. Listen gemmes 5 år |
| Navn, e-mail og adresse på en køber | Hentes kun, når fakturaer (eller Insights) er slået til. Slås det fra, slettes de inden 30 dage |
| En kunde, der slettes i tjenesten | Alle oplysninger slettes 90 dage efter, undtagen bogføringsdata, som følger fristerne ovenfor |
| Kundens log over ændringer (revisionslog) | 5 år |
| Log over, hvem der har set persondata (adgangslog) | 2 år |
| Spor af en anmodning fra Shopify om indsigt eller sletning | 5 år efter, at anmodningen er løst. Selve personoplysningerne er slettet, da anmodningen blev løst |
| Konti, der ikke er bekræftet | 30 dage |
| Mails, tjenesten har sendt | 30 dage |
Kopier i sikkerhedskopier slettes, efterhånden som sikkerhedskopierne udløber.
7. Sletning af en person og af en butik
Når Shopify beder om indsigt i en persons oplysninger (customers/data_request), sender vi en fil med de oplysninger, vi har, til butikkens ejer. Når Shopify beder om sletning af en person (customers/redact), sletter eller anonymiserer vi personens navn, e-mail og adresse i alle butikkens oplysninger. Beløb, datoer, ordrenumre og bilag bliver stående af hensyn til bogføringen. Når Shopify beder om sletning af en butik (shop/redact), sletter vi alle kopier af butikkens Shopify-data. Bogføringen slettes efter fristerne i punkt 6.
8. Underdatabehandlere og modtagere
| Navn | Opgave | Placering | Overførsel |
|---|---|---|---|
| Railway Corporation | Hosting af applikationen og databasen (Postgres) | Datacenter i EU (Amsterdam, Nederlandene) | Oplysningerne lagres i EU. Selskabet er amerikansk; eventuel adgang fra USA sker på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktsbestemmelser i Railways databehandleraftale |
| Simply.com | Afsendelse af tjenestens mails (bekræftelser, invitationer, driftsbeskeder og CSV-filer til den adresse, kunden har valgt) | Danmark (EU) | Ingen overførsel uden for EU/EØS |
| cvrapi.dk (Online Gateway ApS, CVR 36421231), modtager af opslag | Opslag af virksomhedens navn og adresse ud fra CVR-nummer. Kun CVR-nummeret sendes, aldrig oplysninger om personer | Danmark | Ingen overførsel til tredjelande |
Vi giver besked mindst 30 dage, før vi tilføjer eller skifter en underdatabehandler. Butikkens egne systemer (Shopify og bogføringssystemet) er ikke vores underdatabehandlere: butikken har selv aftaler med dem, og vi henter fra og afleverer til dem efter butikkens instruks.
9. Overførsel til lande uden for EU/EØS
Vi lagrer og behandler oplysninger i EU. Overførsel til et tredjeland sker kun via en underdatabehandler og kun på et gyldigt grundlag efter GDPR kapitel V.
10. Sikkerhed
Hosting i EU, adskillelse mellem kunderne i applikationen, kryptering under transport (TLS), kryptering af adgangsnøgler til kundens systemer og af indholdet i mailkøen, hashede adgangskoder, tofaktor-login (krav for administratorer og bogholdere), faste roller, log over ændringer og over al visning af persondata, begrænset adgang for vores medarbejdere og krypterede sikkerhedskopier hos Railway i EU. Brud på persondatasikkerheden håndteres efter vores hændelsespolitik.
11. Dine rettigheder
Efter GDPR har du ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning af behandlingen, dataportabilitet og til at gøre indsigelse. Er behandlingen baseret på samtykke, kan du trække samtykket tilbage.
- Er du kunde i en webshop, der bruger Autora Shop, skal du henvende dig til webshoppen, som er dataansvarlig. Vi hjælper webshoppen med at svare, og du kan også skrive direkte til os på adressen nedenfor.
- Er du bruger af tjenesten, kan du skrive til os på support@autora.nu.
Du kan klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.dk), Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, telefon 33 19 32 00, dt@datatilsynet.dk, men vi hører gerne først, hvis du har en indvending.
12. Ændringer
Ændrer vi politikken væsentligt, skriver vi det her med ny dato og giver butikkens ejer besked.
13. Kontakt
AI Optimize ApS, CVR 44389908, Midtager 33, 2605 Brøndby. E-mail support@autora.nu. Telefon +45 44 16 26 26.